یکی از بخش کلیدی معاونیت امور محصلان را دیپارتمنت آرشیف تشکیل میدهد که فعالیت های ذیل را انجام میدهد:
- نگهداری سوانح محصلان و فارغان برنامه های لیسانس و یکسال که شامل مواردی چون پارچه امتحان کانکور، شهادت نامه، تذکره، عکس و سایر اسناد که لازم میشود.
- طی مراحل اسناد محصلان در داخل پوهنتون و وزارت تحصیلات عالی. طی مراحل اسناد شامل مراحل ذیل میگردد:
- تصفیه حسابات مالی
- تصحیح سوانح در صورت که لازم باشد و موارد چون اصلاح نام، نام پدر، تخلص، نمبر تذکره، شماره تماس و ایمیل آدرس را شامل میشود.
- تکمیل درخواستی برای پرنت دیپلوم و اخذ سند
- پرنت اسناد و طی مراحل آن از وزارت تحصیلات عالی
- تهیه کتاب های اساس و همکاری در تهیه کتاب های فراغت و سمستروار و همچنان طی مراحل آنها در وزارت تحصیلات عالی
- بررسی سوانح محصلان و رفع اشکالات که وجود میداشته باشد.